Was Unwissenheit im Transport kostet
Lohnabrechnung bekommen Sie überall. Die Fallen des Transportgewerbes kennt fast niemand, der nicht täglich damit arbeitet. Vier Punkte, an denen Betriebe bei der Prüfung Geld verlieren oder jeden Monat Geld liegen lassen.
Verpflegungspauschalen sind nur steuer- und beitragsfrei, wenn die Abwesenheitszeiten dokumentiert sind. Fehlt der Nachweis, zahlt der Betrieb die Spesen nach der Prüfung ein zweites Mal, dann mit Lohnsteuer und Sozialversicherung für den gesamten Prüfungszeitraum.
Sie erfahren vor dem ersten Abrechnungsmonat, welche Nachweise in Ihrem Betrieb liegen müssen. Fällt uns bei der Abrechnung etwas Offensichtliches auf, sagen wir es Ihnen.
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach § 3b EStG sind nur steuerfrei, wenn sie vom Grundlohn getrennt und auf tatsächlich geleistete Stunden bezogen sind. Pauschal gezahlte Zuschläge fallen bei der Prüfung durch. Das ist der häufigste Prüfungsfund im Transport.
Die Stunden werden getrennt nach Nacht, Sonntag und Feiertag erfasst und genau so abgerechnet. Sie wissen vorher, wie Zuschlagsstunden gemeldet werden müssen, damit die Steuerfreiheit hält.
Fährt ein neuer Fahrer los, bevor die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV draußen ist, kostet jede Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit Bußgeld. Nachträglich melden geht, schützt aber nicht vor der Kontrolle dazwischen. Ohne A1-Bescheinigung gilt dasselbe bei jeder Kontrolle im Ausland.
Ein Anruf mit Name, Geburtsdatum und Starttermin reicht, die Sofortmeldung geht noch am selben Tag raus. Die A1-Bescheinigung beantragen wir, bevor der Fahrer die Grenze sieht.
Viele Betriebe zahlen den Verpflegungsmehraufwand nicht bis zur gesetzlichen Pauschale aus, kennen die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer nicht oder rechnen Nachtarbeit als normalen Lohn ab. Der Fahrer bekommt weniger netto, der Betrieb zahlt trotzdem die vollen Abgaben.
Wir weisen Sie auf diese Möglichkeiten hin, wenn wir sie in Ihren Daten sehen. Ob und wie Sie sie nutzen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Lohnbüro oder Transportlohn-Spezialist?
Beide rechnen Ihre Löhne ab. Der Unterschied zeigt sich, wenn etwas nicht zusammenpasst.
| Situation | Normales Lohnbüro | K.G. Transport Consulting |
|---|---|---|
| Sie melden Spesen | Werden übernommen, wie sie kommen. | Sie wissen vorher, welche Nachweise dahinter liegen müssen. Fällt uns etwas Offensichtliches auf, sagen wir es Ihnen. |
| Sie melden Zuschlagsstunden | Werden pauschal verrechnet oder gehen im Grundlohn unter. | Nacht, Sonntag und Feiertag werden getrennt erfasst und nach § 3b EStG abgerechnet, damit die Steuerfreiheit hält. |
| Ein neuer Fahrer fängt morgen früh an | Anmeldung im nächsten Lauf. | Sofortmeldung heute, ein Anruf reicht. |
| Ein Fahrer fährt nach Österreich | Kein Thema der Lohnabrechnung. | Die A1-Bescheinigung wird auf Zuruf beantragt, bevor er losfährt. |
| Die Rentenversicherung kündigt eine Prüfung an | Unterlagen suchen. | Zusammenstellung aus dem Online-Archiv. Ihr Steuerberater bekommt alles, was er für die Vertretung braucht. |
| Sie haben eine Rückfrage | Ticket, Warteschleife, wechselnde Bearbeiter. | Fester Ansprechpartner, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. |
| Branchenkenntnis | Alle Branchen, keine im Detail. | Nur Transport und Logistik, seit über 40 Jahren. |
Wir rechnen ab, weisen hin und liefern die Unterlagen. Die steuerliche Bewertung und die Vertretung gegenüber Behörden bleiben bei Ihrem Steuerberater.
Was im Monatspreis enthalten ist
Keine Positionen, die nachher als Zusatz auf der Rechnung auftauchen. Das Meldewesen ist vollständig, die Bescheinigungen sind drin, die Jahresarbeiten auch.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, auch mit Stundenlöhnen und variablen Bestandteilen
- Führung der Lohnkonten
- Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge nach § 3b EStG
- Verarbeitung Ihrer gemeldeten Spesen und Verpflegungspauschalen
- Lohnschein für jeden Mitarbeiter im Mitarbeiterportal
- Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt
- Beitragsnachweise an alle Krankenkassen
- Sämtliche DEÜV-Meldungen
- Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV
- Jahresmeldungen und UV-Jahresmeldung an die Berufsgenossenschaft
- Entgelt- und Arbeitsbescheinigungen
- Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld, Wohngeld, Kindergeld, Nebenverdienst
- Arbeitgeberbescheinigung Deutsche Rentenversicherung
- Erstattungsanträge U1 und U2
- Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen und Jahreslohnkonten
- Fester Ansprechpartner, Reaktionszeit 24 Stunden an Werktagen
- Mitarbeiterportal: jeder Fahrer lädt seine Abrechnung selbst herunter
- Online-Archiv über die gesamte Vertragsdauer
- Korrespondenz mit Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
- Buchungsdatei für Ihren Steuerberater, SEPA-Datei für Ihre Überweisungen
So läuft ein Abrechnungsmonat
Fast alle Probleme in der Lohnabrechnung entstehen nicht beim Rechnen, sondern bei der Datenlieferung. Deshalb steht hier schwarz auf weiß, wer was bis wann liefert. Abgerechnet wird versetzt: Die Stunden des Vormonats werden im laufenden Monat abgerechnet.
Wenn die Prüfung kommt
Rentenversicherung, Zoll oder Finanzamt kündigen eine Prüfung an, und die erste Frage lautet immer: Wo liegen die Unterlagen? Bei uns liegen sie im Online-Archiv, vollständig und über die gesamte Vertragsdauer. Lohnkonten, Lohnjournale, Beitragsnachweise, Meldungen und Bescheinigungen stellen wir Ihnen als Zusammenstellung bereit.
Unsere Abrechnungen haben in über 40 Jahren viele solcher Prüfungen durchlaufen. Wir wissen, worauf die Prüfer im Transport schauen: getrennte Zuschläge, nachgewiesene Spesen, rechtzeitige Sofortmeldungen, A1 für jede Auslandstour. Genau deshalb wird bei uns von Anfang an so abgerechnet, dass diese Punkte sitzen.
Die Vertretung gegenüber der Behörde während der Prüfung übernimmt Ihr Steuerberater. Er bekommt von uns alles, was er dafür braucht.
- Zuschläge getrennt vom Grundlohn ausgewiesen
- Spesen mit dokumentierten Abwesenheitszeiten
- Sofortmeldung vor der ersten Fahrt
- A1-Bescheinigung für jede Auslandstour
- Lohnkonten und Meldungen vollständig und auffindbar
Preise
Ein Preis, der sich mit Ihrem Betrieb mitbewegt. Alle Beträge netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, gültig ab 01.10.2026.
Mehr als 50 Mitarbeiter? Sie erhalten ein individuelles Angebot.
Alle Meldungen, Bescheinigungen und Jahresarbeiten inklusive. Einmalkosten und Zusatzleistungen stehen in den Tabellen daneben.
Angebot anfragenAlle Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer, gültig ab 01.10.2026. Monatspreis 249 € für bis zu 10 Mitarbeiter, jeder weitere 24,90 €. Maßgeblich ist die Mitarbeiterzahl am Abrechnungsstichtag.
| Einmalig bei Vertragsbeginn | Preis |
|---|---|
| Onboarding Firma: Mandantenanlage, Betriebsnummern, Krankenkassen, Übernahme vom bisherigen Abrechner | 99,00 € |
| Onboarding je Mitarbeiter: Ersteinrichtung Lohnkonto, Aufnahme der Stammdaten | 19,00 € |
Beispiel Betrieb mit 12 Mitarbeitern: einmalig 99 € + 12 × 19 € = 327 €, danach monatlich 298,80 €.
| Zusatzleistungen nach Aufwand | Preis |
|---|---|
| Anmeldung eines Mitarbeiters | 45,00 € |
| Abmeldung eines Mitarbeiters inklusive aller Bescheinigungen | 45,00 € |
| Rückrechnung oder Korrektur wegen verspäteter oder fehlerhafter Daten | 45,00 € |
| A1-Bescheinigung für Auslandseinsätze | 39,00 € |
| Sonderauswertungen und Sonderfälle nach Zeitaufwand | 129,00 € / Std. |
| Archivzugriff nach Vertragsende | 29,00 € / Monat |
Zehn Fragen, die bei einer Prüfung teuer werden
Gehen Sie die Liste ehrlich durch. Bei drei oder mehr Fragen, die Sie nicht sicher mit Ja beantworten können, lohnt sich ein Gespräch. Den Lohn-Check führen wir im Erstgespräch kostenlos mit Ihnen durch, als Diagnose, nicht als Verkaufsgespräch.
Was wir bewusst nicht machen
Wir sagen vorher, wo unsere Leistung endet. Das schützt Sie vor Missverständnissen und uns vor Versprechen, die wir nicht halten dürfen.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Die Fragen, die uns Transportunternehmer im Erstgespräch am häufigsten stellen.
Kann ich mitten im Jahr wechseln?
Ja. Wir übernehmen die Lohnkonten und Jahreswerte vom bisherigen Abrechner, egal ob Steuerberater, Lohnbüro oder eigene Software. Der Wechsel zum Monatsersten ist der sauberste Weg, ein Jahreswechsel ist nicht nötig. Beachten Sie die Kündigungsfrist bei Ihrem bisherigen Abrechner.
Brauche ich weiterhin einen Steuerberater?
Ja, für die Finanzbuchhaltung, den Jahresabschluss, steuerliche Beratung und die Vertretung gegenüber dem Finanzamt. Wir erbringen die laufende Lohnabrechnung nach § 6 Nr. 4 StBerG. Ihr Steuerberater bekommt von uns jeden Monat eine fertige Buchungsdatei, so entsteht auf beiden Seiten weniger Aufwand.
Wie übermittle ich die monatlichen Daten?
Über das Mandantenportal, verschlüsselt. Sie tragen je Mitarbeiter Stunden, Zuschlagsstunden, Fehlzeiten und Spesen in den Meldebogen ein. WhatsApp und andere Messenger sind als Meldeweg ausgeschlossen, weil Lohndaten besonders schutzwürdig sind. Neue Mitarbeiter können Sie bei Eilbedarf telefonisch melden.
Was passiert, wenn meine Daten zu spät kommen?
Gehen die Bewegungsdaten nach dem 3. Werktag ein, rechnen wir mit den zuletzt bekannten Werten ab, damit die gesetzlichen Meldefristen gewahrt bleiben. Nachmeldungen verarbeiten wir als Rückrechnung im Folgemonat für 45 € netto je Vorgang. Der Betrag deckt den tatsächlichen Mehraufwand, er ist keine Vertragsstrafe.
Prüfen Sie meine Spesen und Zuschlagsstunden auf Richtigkeit?
Eine Prüfung jedes einzelnen Wertes ist im Monatspreis nicht enthalten, und das sagen wir offen. Sie ermitteln Abwesenheitszeiten, Verpflegungspauschalen und Zuschlagsstunden in Ihrem Betrieb, wir übernehmen die gemeldeten Werte in die Abrechnung. Sie wissen aber vor dem ersten Monat, welche Nachweise bei Ihnen liegen müssen, und wenn uns bei der Abrechnung etwas Offensichtliches auffällt, sagen wir es Ihnen.
Wenn Sie möchten, bauen wir Ihnen dafür ein Tool: Ihre Fahrer erfassen Abwesenheitszeiten und Zuschlagsstunden per Handy, das Tool rechnet Pauschalen und Zuschläge nach den geltenden Regeln aus und liefert den fertigen Meldebogen für die Abrechnung. Das ist eine Zusatzleistung gegen Aufpreis, den Preis nennen wir Ihnen nach dem Erstgespräch.
Was ist mit Minijobbern, Auszubildenden und Mitarbeitern aus Drittstaaten?
Alle werden ganz normal abgerechnet und zählen als Mitarbeiter. Bei Mitarbeitern aus Drittstaaten prüfen Sie als Arbeitgeber die Arbeitserlaubnis, wir nehmen Aufenthaltstitel und Gültigkeit im Personalstammblatt auf. Wenn Sie Fahrer über unsere Fahrervermittlung einstellen, greifen beide Leistungen nahtlos ineinander.
Wie schnell können wir starten?
Nach Vertragsunterschrift erhalten Sie zwei Bögen: einen für die Firmendaten und einen je Mitarbeiter. Sobald diese vorliegen, richten wir das Mandat ein und führen einen Testlauf gegen die letzte Abrechnung Ihres bisherigen Abrechners durch. Erst wenn die Werte übereinstimmen, geht es in den Echtbetrieb.
Wer haftet, wenn etwas schiefgeht?
Für Fehler in unserer Abrechnung haften wir im Rahmen unserer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Für Folgen verspäteter, unvollständiger oder unrichtiger Daten haften Sie als Arbeitgeber. Genau deshalb regeln wir die Mitwirkungspflichten und Termine in einer eigenen Anlage zum Vertrag, damit beide Seiten wissen, woran sie sind.
Wie lange bin ich gebunden?
Die Laufzeit beträgt 12 Monate und verlängert sich um jeweils 12 Monate, wenn nicht drei Monate vor Laufzeitende gekündigt wird. Nach Vertragsende erhalten Sie Ihre Lohnkonten und Abrechnungsunterlagen in einem gängigen elektronischen Format. Auf Wunsch übergeben wir die Daten direkt an den Nachfolgeabrechner.
Für welche Betriebe ist das Angebot gedacht?
Ausschließlich für Transport- und Logistikunternehmen: Spedition, Nahverkehr, Stückgut, Paketzustellung, Kurierdienst. Andere Branchen rechnen wir bewusst nicht ab. Ein Spezialist, der alles macht, ist keiner.
Rechnen Sie auch Sachbezüge wie die givve Card ab?
Ja. Der 50-Euro-Sachbezug, der Essenszuschuss und Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen werden im Lohnkonto geführt und auf dem Lohnschein ausgewiesen, so wie es die Prüfer sehen wollen. Wenn Sie die givve Card über unseren Partnerlink einführen, läuft die Abrechnung des Sachbezugs bei uns gleich mit.
